【バーチャルオフィスの電話代行・電話秘書代行サービスとは？】

昨今、バーチャルオフィスをご契約される際に、電話代行（電話秘書対応）サービス付きのゴールドプランを選択される会員様が増えています。

ゴールドプランをご契約される経緯は、住所貸出のみのブループランをお選びになられていた会員様がゴールドプランにアップグレードされるケース、当初からゴールドプランを選択されるケースなど様々です。しかしながら、実際に電話代行サービスを利用される会員様からは「電話代行を利用して良かった」「電話代行してもらえて業務が円滑になった」とのお声をたくさん頂戴しております。

本記事では、電話代行とはどのようなサービスなのかを解説するとともに、混同されやすい電話転送サービスとの違い、電話代行導入に向いているケースをご紹介します。

電話代行・電話秘書対応をお考えの方は是非参考になさってください。

1.電話代行（電話秘書対応）サービスとは？

電話代行サービスとは、会員様の代わりにバーチャルオフィスのコールセンタースタッフが電話を受け取り、発信元からの内容をお聞きするサービスです。

電話対応が基本的なサービス内容となっているため、電話受付の時間や内容の報告はバーチャルオフィスの運営会社によって変わります。

また、バーチャルオフィスの基本プランに電話代行も含まれている場合やオプションサービスとして追加料金を支払うことで電話代行を利用できる場合など料金設定も運営会社によって異なります。

弊社の場合は、受付時間は朝8時30分から夕方17時30分まで、電話対応した内容は即時に会員様へメールにてご連絡する連携体制を整えています。

また、通話料は実費となりますのでご注意ください。

・V.OFFICE23電話代行サービスの提供内容

弊社では、札幌市中央区の住所貸出のほか、ゴールドプランにおいて電話代行サービスをご提供しています。

名称を「電話秘書対応サービス」としているように、まるで秘書を雇っているかのような電話窓口対応を行います。

電話を受け付けるスタッフには会員様の企業イメージを損ねないよう十分な研修を行っているため、発信者様が安心してお話でき信頼につながる環境を整えています。

電話に出る際は、会員様の法人名や屋号を名乗り簡単な用件を伺うため、電話の発信者様にとっては、まるで会員様のスタッフが電話を取り次いだように感じることでしょう。

電話代行を利用する結果、会員様は業務に専念できますし、忙しくて電話を取れずにビジネスチャンスを逃してしまったというリスクも回避できます。

ただし、会員様の事業に踏み込むような専門的な内容、ネットショップの商品受注などのサービスには対応しておりません。また、会員様のご状況、例えば、「現在○○様はご出張中です。」「○○番へお掛け直しください」といった伝言も含まれません。

あくまで電話の窓口として用件を聞き、会員様へ伝えるためのサービスとしてご認識ください。

2.電話代行と電話転送サービスの違い

電話代行と混同されやすいサービスに電話転送サービスがあります。

電話転送とは、かかってきた電話を会員様ご指定の番号へ転送するサービスです。

電話代行サービスは、会員様の代わりに電話に応対するサービスですので、会員様ご自身が電話対応をする必要がありません。

一方の電話転送は、あくまで「転送」するだけですので、転送先の電話に応対する必要が出てきます。

このように、電話代行と電話転送には、「会員様が直接電話を受け取るか否か」という点が大きな違いとなるでしょう。

ところで、電話転送サービスは運営会社によって料金設定が異なり、電話転送は安い料金体で提供しているケースが多くみられます。

弊社でもシルバープラン（月額利用料8,000円）・ゴールドプラン（月額利用料12,000円）では電話転送サービスをご提供していますが、電話代行はゴールドプランのみのご提供となります。

わずか4,000円の差で電話秘書代行をご利用いただけますので、電話応対の外注をお考えの方は検討してみてはいかがでしょうか。

3.電話代行導入に向いているケース

電話代行を導入すれば、ビジネスにさまざまなメリットが生じます。

ここでは、電話代行に向いている会員様のケースをご紹介しましょう。

・企業イメージをアップさせたい会員様

取引先との電話連絡や、お客様からの問い合わせが多い場合、不在になりがちでは先方からの信頼を損ねてしまいます。

電話代行を導入すれば、電話の取り逃しがなくなります。また、プロのスタッフによる電話応対により企業イメージはアップしていくでしょう。

・事業に集中したい会員様

ネットショップの開設や法人登記後の住所公開、企業ホームページを公開した場合などは住所や電話番号が公になります。

その結果、営業電話やお客様からの問い合わせ電話が増加する傾向にあります。

このような場合、電話の度に手が止まってしまい、事業に集中したくてもできなくなるかもしれません。

ただし、かかってくる電話は全て営業とは限りませんよね。自社ビジネスに役立つ情報や新規取引先からの電話がかかってくる可能性もあるでしょう。このような状況で電話に出なければビジネスチャンスを逃しかねません。

電話代行サービスを利用し必要な電話に出られる体制を整えておけば、自らは事業に専念できるでしょう。

・電話応対にかかるコストを抑えたい会員様

事業規模が大きくなれば電話応対の機会も増えます。

丁寧な接客を目指すなら、電話対応スタッフの雇用も検討しなければなりませんがコストがかかってしまいます。

特に起業初期やひとり社長であれば、電話応対のために人を雇うのでは売り上げに比してコストがかかりすぎてしまうでしょう。

他方、バーチャルオフィスの電話代行を利用すれば、月々たった数千円多く支払うだけで住所貸出のほか電話代行も利用可能です。

コストを抑えて電話応対をしたい場合に、バーチャルオフィスの電話代行サービスは活躍してくれることでしょう。

4.バーチャルオフィスの電話代行を利用してビジネスをもっと快適に！

バーチャルオフィスのメインサービスは住所貸出ですが、電話代行や電話転送、FAX転送などのサービスも提供しています。

弊社であれば、札幌市中央区から始まる一等地の住所貸出を基本とし、郵便や宅配便の受け取りと転送、FAX利用、電話転送や電話秘書対応までご提供しています。

電話代行を利用すれば、業務に専念でき、電話を取りこぼすこともありません。

顧客や取引先からの信頼アップにもつながるでしょう。

貴社の業務推進に電話代行サービスを積極的にご活用ください。