【バーチャルオフィス　フリーランス】

フリーランス・個人事業主こそバーチャルオフィスを利用すべき9つの理由

「物販やブログなどWeb上に公開できる住所を持ちたい」

「取引先に自宅住所を公開したくない」

「起業したばかりなので固定費を抑えたい」

フリーランス・個人事業主として活動していると、住所やオフィスに関する悩みが生じませんか？

低予算で住所が公開できるオフィスを使いたい、という希望を叶えてくれるのがバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスを活用すれば、上記のような悩みを解決できるほか、フリーランスの仕事をサポートしてくれる便利なサービスも利用できますよ。

本記事では、バーチャルオフィスについて説明したうえで、フリーランスこそバーチャルオフィスを利用すべき9つの理由をご紹介します。

1.バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、直訳すると「仮想事務所」です。オフィス物件の賃貸であれば、物理的な場所を借りて賃料を支払う契約をしますよね。

バーチャルオフィスの場合は、物理的な場所ではなく、住所や電話番号の貸し出しを受ける契約となります。

バーチャルオフィスが提供するサービスは、運営会社によって異なります。

たとえば、弊社であれば、以下が基本となるブループランに含まれています。

・住所貸し出し（札幌市中央区の人気地区住所）

・郵便物転送

・宅配便受取

・FAX利用

さらに、オプションとして、プランに応じて次のサービスを提供しています。

・会議室利用

・専用電話転送

・電話秘書対応

通常、オフィス物件を契約すれば、数十万～数百万円かかるところ、バーチャルオフィスであれば、数千円～1万円前後でサービスを利用できるため、フリーランスからの注目度も高まっています。

2.フリーランスこそバーチャルオフィスを利用すべき9つの理由

ここからは、バーチャルオフィスがフリーランスに向いている理由をご紹介していきます。バーチャルオフィスの契約を検討時の参考にご活用ください。

（1）一等地の住所が利用できるため信用に繋がる

フリーランスこそバーチャルオフィスを利用すべき最大の理由は住所の貸出サービスです。弊社では札幌市中央区の人気エリアの住所を貸し出していますが、同様に、東京や大阪など大都市圏の住所を貸し出しているバーチャルオフィスもあります。

このような都心部の住所は、ビジネス街として発展しているため、顧客や取引先からの信用に繋がります。

(2)オフィス利用の予算を抑えられる

フリーランス・個人事業主として事業を行う場合、とくに初期の頃はなるべく支出を低く抑えたいのではないでしょうか。

特に、オフィス物件の賃料は固定費となり、年間を通じて大きな金額となります。

バーチャルオフィスは、実際の物件を借りるものではありません。しかし、一等地ともいえる住所を低価格で利用できるメリットがあります。

例えば、札幌市中央区にあるオフィス物件を賃貸するとなると、最安でも数十万円の費用が掛かってしまいます。しかし、弊社の提供するプランでは札幌市中央区の一等地住所を、月額5,000円からご利用いただけます。

このように、低予算でも人気の住所を利用したいフリーランスにとって、バーチャルオフィスはまたとないサービスといえるでしょう。

(3)プライバシーを守れる

フリーランスとして開業する場合、クライアントとの契約時に自宅住所を公開しなければならずストレスを感じることもあるのではないでしょうか。

また、たとえばECサイトを使ってネットショップ・物販を行う場合は、サイト上に特定商取引法に基づく住所表記をしなければなりません。ネット上に住所を公開するということは不特定多数に住所が知られるリスクも秘めており、プライバシー上の問題も懸念されるでしょう。

しかし、バーチャルオフィスを利用すれば、契約書やWeb上であってもビジネス用にレンタルした住所を公開できるため、プライバシーを守りたい方に最適です。

(4)物理的な賃貸に比べて短期間で利用可能になる

オフィス物件の賃貸契約をする場合、事前に物件の内見を経て申し込み、貸主側による審査が必要になります。審査にあたっては身分証や事業計画書、決算書や通帳のコピーなど複数の書類を準備しなければなりません。しかも、審査だけで1週間以上かかることもあります。

その後、不動産会社の宅地建物取引士による重要事項の説明を受け、契約締結という長い道のりとなります。契約の際には、審査で提出した書類とは別に、契約者や連帯保証人の住民票や印鑑証明書、履歴事項証明書など書類を準備する必要があります。

このように、オフィス物件を利用できるまで時間がかかってしまいます。

一方で、バーチャルオフィスを契約する場合は、物件の賃貸契約に比べて短期間で手続きが完了します。弊社の場合であれば、お申し込みの後の確認書類のご提出、審査とご入金確認から契約締結まで通常で3～7営業日にて完了するため、早期にご利用を開始していただけます。

(5)本人確認書類をWeb上で提出できる

多くのバーチャルオフィスでは、本人確認書類をWeb上で提出できるシステムを取り入れていることも、フリーランスにとって有益といえるでしょう。

郵送や対面での提出は時間コストがかかってしまいます。しかし、Web上での提出であれば、書類の準備さえしておけば時間や場所を問わず提出が可能となります。

弊社では、各証明書はPDFデータや画像データにしてメールに添付の上ご送付いただいております。会員様からは、「Web上で手続きが完結するので、忙しい中でも手軽に提出できる」と好評をいただいております。

(6)郵便物・宅配便を受け取ってもらえる

バーチャルオフィスからレンタルした住所をホームページやECショップ、名刺に住所を記載する場合、レンタル住所に郵送物が届く機会も増えてきます。

そこで活用したいのが、郵便物や宅配便の受け取りサービスです。

弊社の場合は、郵便物の受け取り状況をメールでご報告の上、ご希望に応じて転送しております。宅配便についても代理受取をしたうえで、着払いで転送対応を行っております。

わざわざバーチャルオフィスまで出向かなくても郵便物や宅配便を受け取っていただけるので、特に在宅フリーランスの方に重宝していただいています。

(7)FAX・電話転送が受けられる

インターネットの普及とともにFAXのニーズは下がりましたが、依然としてFAXを利用している企業もあります。ですが、フリーランスで活動していると、自宅ではFAXを利用していないケースも多くみられます。

これらの経緯に鑑み、バーチャルオフィスによっては共有FAXを利用できるサービスを提供しています。

また、電話転送サービスを提供している場合は、かかってきた電話を指定の番号へ転送してもらうことも可能です。

ただし、業種によっては、これらのサービスを必ず用いるわけではありませんので、状況に応じて、これらのサービスを提供しているバーチャルオフィスを利用すると良いでしょう。

(8)貸会議室が利用できる

フリーランスや個人事業主の活動においても、取引先などとの打ち合わせが生じるケースが往々にしてあります。自宅で仕事をされている方であれば、自宅へ招き入れることに抵抗を感じる方もいるのではないでしょうか。

バーチャルオフィスによっては、貸会議室やレンタルスペースなど、共有施設を利用できる場合があります。そのような場所を活用すれば取引先との打ち合わせや商談もスムーズに行うことができるでしょう。

弊社の場合は、プランに応じて会議室利用が可能です。自社管理ビルの一室をご提供しているので安心してご利用いただけます。

(9)人件費が削減できる

バーチャルオフィスでは、契約会員の代わりに電話秘書対応サービスを提供しているところもあります。フリーランスとして一人で事業を行っていると、電話対応にまで手が回らないこともあるでしょう。しかしながら、人を雇う予算まで割けない場合には電話秘書対応サービスが便利です。

弊社では、受付時間を8:30～17:30とし、電話対応した内容について即時メールにてご報告する電話秘書対応サービスをご提供しており、会員様からも便利にご利用いただいております。

3.まとめ

本記事では、フリーランスや個人事業主がバーチャルオフィスを利用すべき9つの理由をご紹介しました。特に大きな理由として、一等地の住所を利用できる点、オフィス賃貸の予算を抑えられる点、プライバシーが守れる点が挙げられます。

札幌市中央区のバーチャルオフィスV.OFFICE23でご提供している基本プランは月々5,000円からと大変リーズナブルな価格で、札幌市中央区の住所をご利用いただけます。今後、バーチャルオフィスの利用や乗り換えを検討されているフリーランス・個人事業主の方はぜひ、お問い合わせください。